7 tips voor verkoopteams (die thuiswerken)

1. Behoud (of vervang) rituelen

Mensen zijn gewoontedieren; we gebruiken routines en rituelen voor houvast en bijvoorbeeld om onze ‘geesten rijp te maken’ voor de activiteiten die we op een dag willen doen. Ook bedrijven staan er bol van: van de gesprekken aan de koffieautomaat en de formele bijeenkomsten, tot aan de vrijdagmiddagborrel en het jaarfeest. Sommigen beschouwen ze als verstoringen van efficiëntie en productiviteit, maar met name verkopers herkennen dat tijdens dit soort formele en informele activiteiten van bedrijven juist de ideeën ontstaan en deals tastbaar worden.

Onze eerste tip is daarom om routines en rituelen waar mogelijk in stand te houden, en waar dat niet mogelijk is te vervangen. We adviseren speciale aandacht te geven aan het vasthouden aan één op één contact, het organiseren van stand-up meetings en het behoud van persoonlijke start-the-day processen. Plan bijvoorbeeld korte telefonische gesprekjes met je medewerkers en bespreek hoe ze hun dag starten, hoe ze zich voorbereiden om aan het werk gaan, wat daarin is veranderd en hoe ze daar mee omgaan.

Eén van onze relaties verzorgt een korte digitale stand-up met het hele team aan het begin van de dag. Dat bevalt erg goed, omdat het “de neuzen dezelfde kant op richt” en “de stand-up het moment markeert waarna iedereen aan de slag gaat”.

2. Keep it professional

Een andere tip voor het runnen van een succesvol verkoopteam op afstand is het handhaven van professionele normen. We zagen de memes voorbij komen van mensen die in trainingsbroek (of erger: zónder trainingsbroek) plaatsnemen achter de webcam voor een zakelijk overleg. Prima natuurlijk, wie zijn wij om te bepalen wat mensen thuis dragen? Toch adviseren we managers vast te houden aan een representatief voorkomen. Als jij een al te casual indruk maakt kun je je team onbewust de indruk geven dat je na de meeting direct doorgaat naar de bouwmarkt (niet doen!) en dus dat een werkdag in deze tijd geen échte werkdag is.

3. Een playbook voor je team(s)

Even meeluisteren met een collega die een telefonisch verkoopgesprek voert, of tijdens een fysieke meeting bekijken hoe een medewerker het bedrijf, product of dienst vertegenwoordigt. Dit soort vanzelfsprekende en essentiële activiteiten voor verkoopteams zijn plotseling een stuk lastiger.

Daarom is dit de ideale tijd om te doen wat eigenlijk al veel eerder moest gebeuren: het formaliseren en vastleggen van de informatie die onmisbaar is om jouw verkooporganisatie naar behoren te laten functioneren. Het document dat ontstaat kun je bijvoorbeeld verkoopbijbel of sales playbook noemen. Belangrijk is om de inhoud ervan te begrenzen tot de salesactiviteiten binnen je organisatie, andere informatie komt er niet in!

Een sales playbook bevat informatie over de verkoopstrategie, waarbij bijvoorbeeld de algemene (performance-)doelstellingen, organisatiecultuur en omgangsnormen aan bod komen. Daarnaast is het goed medewerkers te herinneren aan wat de organisatiemerken willen uitstralen of betekenen in de markt. Behandel ook de concrete verkoopargumenten (al is het maar om een naslagwerk te hebben), inclusief hoe het team ze het beste kan inzetten in verkoopdialogen. Een goede manier om droge feiten en stugge opsommingen te voorkomen is om best practices en verhalen van ervaren collega’s toe te voegen, bijvoorbeeld over succesvolle en spraakmakende deals.

Het ontwikkelen van een sales playbook kun je het beste benaderen als een werk in wording, een middel dat niet ‘af’ hoeft te zijn. Een ruwe versie waaraan je nog volop werkt kan al van grote waarde zijn voor met name minder ervaren collega’s. Verder hoef je hiervoor geen formele opzet of structuur aanhouden: het playbook is gemaakt vóór en dóór het salesteam en jij en je mensen bepalen wat erin staat!

4. Vier overwinningen

Fantastisch, die ene deal is toch gevallen! Maar na een kort ‘yes!’-moment kan de aandacht voor successen makkelijk vervliegen, zeker als de wekelijkse borrel niet doorgaat. Degenen die het werk hebben verzet blijven voldaan, maar soms ook in stilte achter.

Interne chats (zoals Slack) zijn gericht op het kortstondig vieren van de teamprestaties, maar vergeet als leidinggevende vooral niet dat verkopers ook individuele erkenning nodig hebben. Deel individuele overwinningen daarom via e-mail en begin elke stand-up met een felicitatie ronde. En laat geen overwinning - hoe klein ook - voorbij gaan zonder waardering te tonen aan de persoon die het verdient!

5. Besteed ook aandacht aan wat niet goed gaat

Technische verstoringen, verminderde concentratie, menselijke fouten, miscommunicatie: er gaat altijd veel mis, vooral tijdens een crisis. Als manager is het belangrijk een uitlaatklep te creëren voor medewerkers die gebukt gaan onder zaken die niet goed gingen. Iedereen heeft te maken met faalervaringen, maar je wil voorkomen dat vertegenwoordigers op hun handen zitten als ze hulp nodig hebben. Nodig je mensen daarom uit om te praten over wat niet goed gaat en creëer de ruimte om er met mildheid en acceptatie naar te kijken.

Wees verder reëel naar je team of teams over de situatie waar het bedrijf zich in bevindt, maar voorkom dat een harde cultuur van verwijten en negativiteit ontstaat op het moment dat de resultaten door externe factoren tegenvallen.

‍6. Blijf coachen en stuur op gedrag

Bij gebrek aan stuurinformatie kijken managers soms n alleen nog naar de gegevens die zich helemaal aan het einde van het verkoopproces aandienen, zoals het aantal nieuwe klanten of deals, de behaalde conversie of de omzetprognose. Je blik vernauwen tot resultaatgegevens is dé manier om zowel de markt als je medewerkers compleet uit het oog te verliezen. We adviseren verkoopleiders daarom nadrukkelijk te blijven sturen en coachen op het gedrag van verkopers en de signalen van klanten, bijvoorbeeld door de automatische analyse van verkoopgesprekken.

7. Communiceer liever te veel dan te weinig

Mochten we het hierboven nog niet voldoende hebben benadrukt: als het gaat om werken op afstand, is de nummer één tip voor alle teams om veel en vaak te communiceren. Leiders zijn vaak bang om aanmatigend te zijn of micromanagement te vertonen. Maar in feite is het voortdurend delen en rouleren van informatie een kenmerk van het type crisismanagement dat teams helpt om in verbinding te blijven en goed te presteren. Jouw team waardeert het als je veelvuldig ‘incheckt’!

‍Wil je nog meer handige tips over thuiswerken? In deze blog geven we 6 tips voor een succesvolle thuiswerk klantenservice.